بسم الله الرحمن الرحيم
مقدمه
استفاده ازفناوری های اطلاعات و ارتباطات(ICT)موضوعی است که بسیاری از مراكز،موسسات و ارگان ها، هنوز بر سر باید ها و نباید های آن در حال بحث و تبادل نظر هستند. حال آنکه در دنیای کنونی که روزانه هزاران صفحه علم تولید و منتشر می گردد، عدم استفاده ازتکنولوژی، موجب عقب ماندگی قلمِ تحقیق و پژوهش خواهد شد وگاهي صدمات جبران ناپذیری را به دنبال دارد ؛ اما در مرکز مدیریت حوزه های علمیه خواهران ، وضعیت به گونه ای مطلوب در حال تغییر و پيشرفت است. چندی پیش اولین سامانه جامع مکانیزاسیون فراخوان محصولات پژوهشي رونمایی گردید و هم اکنون شاهد رونمایی از اولین سامانه مکانیزاسیون امور پایان نامه ها هستیم. به جرات می توان گفت این سامانه در نوع خود ، اولین سامانه تحت وب کشوری است که کلیه مراحل مربوط به انتخاب موضوع، انتخاب یا معرفی اساتید راهنما و مشاور و ارسال طرح نامه، ارسال پایان نامه و جلسه دفاع و گرفتن انواع گزارش ها به صورت الکترونیکی پیگیری می شود.
این سامانه با بهره گیری از زیر ساخت های بسیار مطلوبي كه در مرکز مدیریت حوزه های علمیه خواهران ایجاد شده ، بعد از ماه ها تلاش همکاران معاونت پژوهش و دفتر محترم فناوری اطلاعات ، هم اکنون به بار نشسته و در اختیار مدارس علميه خواهران قرار مي گيرد.در ادامه به اهداف ، مزایا ، امکانات و روندها مختصرا اشاره می گردد.
اهداف
* انجام سریع ، دقيق و آسان فرايند اداري پايان نامه نگاري و ساماندهی حجم بالایی از درخواست ها به همراه کاهش قابل توجه هزینه ها.
* تبدیل تهدیدهای فضای مجازی به فرصت های مولد.
* ایجاد شبکه بانک های اطلاعاتی پژوهشگران و محصولات پژوهشی.
* دستیابی سریع به اطلاعات و آمار روزآمد و گزارش هاي مختلف.
* نظارت دقيق و سريع بر مراحل مختلف فرايند پايان نامه نويسي وعملكرد عناصر مرتبط شامل مديريت استاني، مدرسه ، اساتيد و طلبه.
مزایا و امکانات
1. استفاده از امکانات و زیر ساخت های ایجاد شده در بخش فناوری اطلاعات مرکز مدیریت حوزه های علمیه خواهران در جهت استفاده از تکنولوژی های اینترنت و اینترانت.
2. ایجاد بانک موضوعات و مرتفع شدن معضل انتخاب موضوعات تکراری.
3. ایجاد بانک اساتید و مرتفع شدن معضل انتخاب استاد واجد شرايط.
4. ایجاد ابزار نظارتی دقیق بر کلیه روندهای تدوین پایان نامه بر اساس آئین نامه به صورت خودکار.
5. سهولت در انجام فرآیند دفاع از پایان نامه.
6. کاهش هزینه های جاری.
7. واگذاری تمام فرآیند پایان نامه به استان ها با نظارت مطلوب مرکز بر روی تمام روندها.
8. تلفیق و ترکیب مناسبی از نظارت اتوماتیک و نظارت انسانی با توجه به آیین نامه.
9. تهیه گزارش هاي بسیار متنوع به همراه مولفه های مهم : سرعت، دقت و سهولت.
روندها:
از آن هنگام که طلبه ای مجوز اخذ واحد پایان نامه را دریافت می نماید، تا تایید دفاع و اتمام کار؛ روند های بسیار متنوعی با توجه به آیین نامه در دستور کار مرکز ، استان، مدرسه، استاد و طلبه قرار می گیرد که تبدیل آن به زبان رایانه بسیار پیچیده است. هم اکنون کلیه مراحل مورد اشاره در هفت روند ساماندهی شده اند که مختصرا به آنها اشاره می گردد.
1- درخواست اخذ واحد پایان نامه
طلاب از طریق پرتال طلبگی خود با کلیک روی آیکن پایان نامه می توانند وارد سامانه شوند. با توجه به آئین نامه پایان نامه، در صورتی که طلبه 3/2واحدهای درسی را گذرانده و سنوات مجاز تحصيلي داشته باشد، می تواند درخواست اخذ پایان نامه دهد. برای شروع روند درخواست اخذ پایان نامه، طلبه میتواند موضوع، استاد راهنما و استاد مشاور خود را انتخاب نماید.اومی تواند از بانک موضوعات و اساتید مورد تایید مرکز مدیریت استفاده کند یا اینکه موضوع یا اساتید جديدي را پیشنهاد دهد.پس از انتخاب موضوع و اساتید توسط طلبه، درخواست به کارتابل واحد آموزشی، اساتید، واحد حوزوی و مرکز مدیریت ارسال می شود.
2- تغییر یا اصلاح عنوان موضوع
تا 45روز پس از تایید اساتید و تصويب موضوع انتخاب شده و پیش از تصویب طرح تفصیلی، طلبه یکبار با ارائه دلایل موجه ، مجاز به تغییر عنوان مصوب پایان نامه است. بنابراین به منظور تغییر موضوع انتخابی ، طلبه می بایست روند مربوط به تغییر عنوان را طی کند.
3- انصراف اساتید
هریک از اساتید انتخاب شده توسط طلبه می توانند در طول سه ماه بعد از تایید درخواست پایان نامه، انصراف خود را از ادامه همکاری با طلبه اعلام کنند، مشروط به این که طلبه طرح تفصیلی خود را ارائه نداده باشد.همچنین در صورتی که طلبه روند تغییر موضوع را در دست اقدام داشته باشد، استاد نمی تواند روند انصراف را شروع نماید.پس از موافقت تمامی واحدها با انصراف استاد، به طلبه نیز اطلاع رسانی می شود که بتواند استاد جدیدی برای خود انتخاب نماید.
4- طرح تفصیلی
تا سه ماه پس از تایید موضوع و اساتید ، طلبه مي بايست طرح تفصیلی را ارايه دهد. طلبه فایلی را بارگذاری می کند و به همراه ثبت اطلاعاتی از قبیل سوالات اصلی و فرعی، فرضیه ها و ساختار تحقیق و...به واحد های بعدی ارسال می کند.
5- ارائه گزارش پایان نامه
پس از تایید طرح تفصیلی ، طلبه تا 12 ماه طلبه فرصت دارد که پایان نامه خود را ارائه دهد و در فواصل 4ماه، باید گزارش روند پایان نامه را ارائه دهد.
6- تمدید مهلت ارائه پایان نامه
پس از تصويب طرح تفصیلی،طلبه 12 ماه فرصت دارد که درخواست دفاع خود را ارائه دهد؛ ولی در صورتی که بیشتر از 12 ماه زمان نیاز داشته باشد ،روند تمديد را طی می کند . در مجموع طلبه می تواند دو بار روند تمدید مهلت پایان نامه را طی کند که در اولین بار 4ماه به زمان طلبه اضافه می شود و در بار دوم با كسر يك نمره از پايان نامه، 2 ماه به زمان طلبه اضافه می شود. هر دو تمديد منوط به داشتن سنوات مجاز تحصيلي است.
7- درخواست دفاع
در صورتی که طلبه پایان نامه خود را کامل کرده باشد از طریق روند درخواست دفاع می تواند فایل های مربوط به پایان نامه (چکیده،پایان نامه، درخواست دفاع) را به اساتید و واحدهای بعدی ارسال نماید و در صورت تایید، مرکز مدیریت سه استاد داور برای جلسه دفاع مشخص می کند و مدیریت استانی موظف است یکی از این سه داور را انتخاب کرده و پایان نامه را برای استاد داور ارسال کند. استاد داور 45 روز فرصت دارد پایان نامه را مطالعه و نظر خود را اعلام نماید. در صورت موافقت با داوری پایان نامه ،سه زمان برای برگزاری جلسه دفاع مشخص می شود و طلبه با هماهنگی استاد راهنما و مشاور یکی از زمان ها را نهايي می کند.
پس از برگزاری جلسه دفاعيه ، کاربر مدیریت استانی اطلاعات مربوط به جلسه دفاع را در پرونده طلبه ثبت می کند.
