سامانه فراخوان‌ها

شناسه نوشته : 8053

1392/06/07

تعداد بازدید : 27838

       اولين سامانه تحت وب فراخوان هاي استاني و فراگير
•       ثبت نام طلبه از طريق اينترنت و اينترانت 
•       کاهش چشمگير هزينه ها
•       نظارت مستقيم مراکز استانها و مدارس بر روند ثبت نام
•       ساماندهي ارزيابان متخصص با توجه به موضوعات فراخوان
•       يکسان سازي ارزيابي ها از طريق ايستگاه هاي نظارتي متعدد
•       تلفيق نظارت آماري، اتوماتيک و نظارت انساني
•       تهيه گزارش هاي مورد نظر جهت نرم افزارSPSS و... 
مقدمه:
امروزه استفاده از امکانات رايانه اي از ضروري ترين نيازهاي  پژوهشگران، مبلّغان و طلاب است. از سويي اداره‌ها، مؤسسه‌ها و سازمان‌‌هايي که به نوعي با محتواي توليد شده پژوهشگران تعامل دارند نيز بايد از امکانات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري براي ساماندهي و سازماندهي استفاده کنند، به گونه‌اي که پژوهشگر با صرف کمترين هزينه و زمان، پژوهش ها و مطالعات خود را تهيه و به اداره‌هاي مربوط بفرستد.  اين اداره‌ها نيز با بهره‌گيري از فن آوري هاي موجود سريع، آسان و دقيق، به بررسي و ارزيابي، داوري و انتخاب، نشر و اطلاع رساني بپردازند. معاونت پژوهش مي تواند با بهره مندي از سامانه جامع فراخوان- هاي پژوهشي، کليه فرآيند هاي مربوط به فراخوان هاي مقالات، مسابقات و همايش هاي علمي ـ  پژوهشي را با استفاده از اينترنت و اينترانت انجام دهد.  پژوهشگران و داوطلبان شرکت در آوردگاه‌هاي پژوهشي که معاونت پژوهش اعلان مي‌کند، کليه آثار خود مانند کتاب، مقاله، تحقيق درسي ، رساله، پايان نامه، تحقيقات پاياني و نشريه‌ها، را از طريق اين سامانه به رقابت مي گذارند.  با به کار گيري اين نرم‌افزار، همه مراحل انتخاب فراخوان، همايش و مسابقه، نام نويسي، فرستادن اثر، تأييد پژوهشگر، ارزيابي‌هاي مقدماتي و پيشرفه ،داوري و اعلام نتايج و گزارش گيري هاي پيشرفته و تخصصي، از طريق اينترنت و اينترانت انجام مي شود. در ادامه به معرفي برخي مزايا، امکانات و سپس به بخش هايي از اين سامانه اشاره مي گردد.
تعريف، اهدف ضرورت ها مزايا و امکانات
تعريف:
سامانه «فراخوان هاي پژوهشي» که در نوع خود اولين سامانه تحت وب کشوري است و  کليه مراحل مربوط به برگزاري فراخوان ها از ثبت نام تا ارزيابي، داوري و گرفتن انواع گزارش هاي پيچيده در آن به صورت الکترونيکي انجام مي گيرد.
اهداف:
•         استفاده از امکانات و زير ساختهاي ايجاد شده در مرکز جهت استفاده از اينترنت و اينترانت
•         همسويي با سياست هاي کلان پژوهشي در راستاي تحقق شعار هر طلبه يک
•         تبديل تهديدهاي فضاي مجازي به فرصت هاي مولد
•         مکانيزه کردن بانک هاي اطلاعاتي توليدات پژوهشي پژوهشگران
ضرورت ها:
  • ساماندهي سريع و آسان حجم بالايي از آثار:
با توجه به حجم بالاي آثار ارسال شده در فراخوان ها و همچنين متنوع بودن تخصص ها و گرايشات، موضوعات و قالب اثرها بحث ارزيابي بسيار پيچيده خواهد شد.
وجود سامانه اي همچون سامانه فراخوان هاي پژوهشي اجتناب ناپذير است
  • وجود سيستم نظارتي دقيق و سريع بر روند ارزيابي:
نظارت مرکز بر عملکرد کارشناسان و ارزيابان امري است دقيق، پر هزينه و زمانبر استفاده از امکانات رايانه اي مرکز را در رسيدن به  نظارتي دقيق ياري مي نمايد.
مزايا و امکانات:
1.اولين سامانه رايانه اي در حوزه فراخوان هاي فراگير کشوري:
          با توجه به بررسي هاي به عمل آمده و مشاوره با متوليان فراخوان هاي متعدد در سطح کشور و به اعتراف شرکت توليد کننده اين  سامانه، اين نر افزار اولين سامانه اي است که کليه مراحل مربوط به برگزاري فراخوان از ثبت نام تا ارزيابي و داوري اثار و استخراج گزارش را تحت وب به صورت رايانه اي امکان پذير مي سازد. 
2. ثبت نام اينترنتي طلبه به همراه امکان ارسال متن اثر از طريق اينترنت و اينترانت:
          سامانه امکان ثبت نام اينترنتي و ارسال فايل اثر را براي طلبه فراهم مي کند. طلبه ها مي توانند پس از ثبت نام کد رهگيري مربوط به ثبت نام را دريافت کرده و با استفاده از کد رهگيري از وضعيت اثر ارسال شده مطلع شوند و نتيجه ارزيابي اثر ارسال شده را در هر مرحله مشاهده نمايند.
3.کاهش هزينه ها:
با توجه به اين مسئله که تعداد بسيار زيادي از آثار شرکت داده شده در فراخوان در مرحله اجمالي حذف مي شوند، الکترونيکي بودن فرآيند ثبت نام موجب کاهش قابل توجه هزينه هاي ارسال آثار از سوي طلبه و ارسال جهت ارزيابي مي شود، در واقع اين سامانه نتايج ارزيابي را در زمان کمتر با صرف هزينه کمتري بدست مي آورد.
4. امکان نظارت استان ها و مدارس بر روند ثبت نام
اطلاعات طلبگي و قابليت علمي اثر ابتدا به تاييد معاون پژوهش مدرسه مي رسد. معاون پژوهش مي تواند نتيجه و گزارش ارزيابي آثار ارسال شده از سوي مدرسه را در کارتابل خود مشاهده نمايد.
5. ساماندهي ارزيابان متخصص به توجه به موضوع ها و گرايش هاي مطرح در فراخوان
از آنجايي که ارزيابان با تخصص هاي متفاوت در سراسر کشور پراکنده هستند، الکترونيکي بودن فرآيند اين امکان را براي کاربران ناظر مرکز فراهم مي آورد که از تخصص هاي ارزيابان در هر نقطه اي از کشور استفاده کرده و به صورت متمرکز ارزيابي آنها را نظارت نمايند.
6. تلفيق و ترکيب مناسبي از نظارت آماري و اتوماتيک و نظارت انساني
يکي از مهمترين ويژگي هاي سامانه فراخوان هاي پژوهشي تلفيق و ترکيب مناسبي از نظارت آماري و اتوماتيک و نظارت انساني بر آثار است که به صورت ظاهر شدن پيام هاي گوناگون در کارتابل ناظران سطوح مختلف ستادي ظاهر مي شود و تا دريافت پاسخ مقتضي و مناسب از ديد ناظر مورد غفلت واقع نخواهد شد.
امکان احتمال خطا را در اين روند به حداقل ممکن رسانده و کيفيت ارزيابي را در حد مطلوب و رضايت بخش حفظ مي نمايد.
7. تهيه گزارشات بسيار متنوع به همراه مولفه هاي  مهم سرعت، دقت، سهولت و کم هزينه بودن
يکي ديگر از مهم ترين امکانات سامانه فوق، اخذ گزارش هاي متنوع از آثار شرکت کننده در فراخوان، امتيازات ثبت شده توسط ارزيابان، پارامترهاي ارزيابي فراخوان در سطوح مختلف ارزيابي و گزارش از شرکت کنندگان فراخوان در سطح کشور، استان و مدرسه است.
8. امکان تهيه گزارش هاي مورد نظر جهت نرم افزارهاي رايج آماري  نظير SPSSو ...
 خروجي اين گزارشات به صورت ماتريسي براي استفاده در بانک نرم افزارهاي داده پردازي و تحليل آماري از قبيل SPSSمورد استفاده و پردازش قرار مي گيرد. اطلاعات اخذ شده از آثار مخاطبان به خصوص با عنايت به پراکندگي و تنوع و کميت آثار شرکت داده شده در فراخوان، امکان استفاده حداکثري از اين اطلاعات را با کمترين هزينه به دست مي دهد.
***********
اشاره به مراحل کار
  • ثبت نام و در يافت کد رهگيري:
سامانه فراخوان هاي پژوهشي تحت وب بوده و طلاب و گروه هاي مخاطب مي توانند با مراجعه به آدرس اينترنتي سايت مرکز مديريت خواهران، پس از تکميل اطلاعات شخصي، تحصيلي و علمي با تعريف نام کاربري و کلمه عبور به ايجاد کارتابلي به نام خود اقدام نمايند.
  • تعريف فراخوان:
 با توجه به اينکه سامانه فراخوان هاي پژوهشي قابليت پشتيباني از چندين فراخوان و همايش پژوهشي را داراست، ابتدا مي بايست عنوان فراخوان و شرايط شرکت در فراخوان، موضوعات، شاخص ها، ارزيابان و پارامترهاي وابسته به فراخوان مورد نظر توسط مدير سيستم تعريف شود. بنابراين حتي اگر فراخواني به صورت ادواري يا سالانه برگزار گردد سامانه انعطاف لازم را در بازتعريف و يا تغيير بخش هاي مختلف را داراست.
  • کارتابل مدارس:
اثر شرکت داده شده و مشخصات صاحب اثر در فراخوان که در   واقع فايل الکترونيکي است، ابتدا در کارتابل مدارس ظاهر مي شود. اطلاعات طلبگي و قابليت علمي اثر ابتدا به تاييد، کاربر مدرسه که مي تواند معاون پژوهش مدرسه باشد مي رسد. در صورت تاييد اطلاعات وارد کارتابل کاربر ناظر سطح 1 مي شوند.
  • کاربر ناظر سطح 1:
 کاربر ناظر سطح1 که مي تواند کارشناس مديريت هاي استاني و يا مرکز مديريت  باشد موضوع و گرايش اثر را مشخص مي نمايد و بر اين اساس اثر به ارزياب خاص منتسب مي شود. کاربر ستادي از فهرست ارزيابان بر اساس اولويت، سقف ارزيابي و تخصص آنها، اثر را به کارتابل ارزياب مناسب مي فرستد. اين ارزياب مي تواند در هر نقطه اي از کشور باشد.
  • ارزيابي اجمالي:
 در اين مرحله ارزياب با مشاهده فايل اثر و بر مبناي ارزيابي اجمالي به ارزيابي اثر پرداخته و امتياز مربوط را وارد مي نمايد و پس از تاييد، اثر وارد کارتابل کاربر ناظر در مرکز مي گردد.
  • کاربر ناظر سطح2:
 کاربر ناظر با مشاهده فرم ارزيابي و تاييد آن، اثر را جهت محاسبات لازم به مرحله بعد ارسال مي نمايد. در صورتيکه اثر امتياز لازم را کسب ننمايد در اين مرحله متوقف شده و پيامي به کارتابل طلبه ارسال مي شود. در صورتيکه آثار حد نصاب لازم را کسب نموده باشند پس از تعيين ارزياب مربوطه(در ايستگاه کاربر ناظر1) به کارتابل ارزياب تفصيلي فرستاده مي شوند.
  • کاربر تفصيلي:
در اين مرحله اصل اثر نيز به پيوست فايل آن در اختيار ارزياب قرار مي گيرد و ارزياب بر اساس پارامترهاي ارزيابي به ارزيابي تفصيلي اثر پرداخته و امتيازات مربوطه را از طريق کارتابل خود وارد نموده و تاييد مي نمايد. اين ارزيابي در صورت تاييد کاربر ناظر2 معتبر خواهد بود.
  • کاربر ناظر سطح3:
 در مواردي که امتياز اثر بيشتر از انتظار و يا کمتر از حدمعمول باشد به علت محتمل بودن خطاي ارزيابي، اثر مجددا براي ارزياب دوم ارسال مي شود و درنهايت امتياز هر دو ارزياب با هم مقايسه مي شوند. اگر اين امتيازها نزديک به هم باشند، ميانگين امتياز دو ارزياب نمره نهايي تلقي مي شود و در صورتيکه اختلاف امتياز دو ارزياب بيشتر از حد انتظار باشد اثر براي بررسي در کميته به کارتابل ناظر 3 ارسال مي شود.  کاربر ناظر3 همچنين گزارش عملکرد ارزيابي ارزيابان را نيز دريافت مي¬کند که تفصيل آن در ادامه ارائه مي-گردد. ناظر3 بر اساساين گزارش¬ها مي¬تواند ارزيابي را غيرفعال نموده و يا امتياز منفي به آنها بدهد. اين امتياز منفي در اولويت ارزياب و سقف ارزيابي او تاثير مي¬گذارد. داوري:
 آثاري که پس از ارزيابي تفصيلي حد نصاب لازم داوري را کسب نموده باشند به مرحله داوري راه مي يابند.
  • گزارشها:
در اين بخش انواع گزارش ها از بخش هاي مختلف فراخوان قابل گزارش گيري است و خروجي اکسل اين گزارشات به راحتي امکان تحليل هاي بعدي آماري توسط نرم افزارهايي نظيرSPSS را فراهم مي آورد. گزارش ها شامل گزارش از آثار ارسال شده در فراخوان هاي مختلف، ارزياب هاي هر فراخوان و نمرات ثبت شده توسط آنها، امتيازات داده شده به پارامترهاي ارزيابي در سطح اجمالي، تفصيلي و داوري، برگزيدگان کشوري و استاني و همچنين گزارش از اطلاعات فردي، تحصيلي و علمي شرکت کنندگان در سطح کشور، استان و مدرسه مي باشد.
  • کنترل ارزيابي:
 نظارت بر عملکرد ارزيابان محترم در واقع کنترل نامحسوس ارزيابي اساتيد و کارشناسان ارزيابي است. به اين صورت که اگر درصد خاصي از آثار ارزيابي شده توسط ارزياب خاص بيشتر از حدمعمول و يا کمتر از حد انتظار باشد اين گزارش به صورت پيامي که حاوي جزييات اين ارزيابي است در کارتابل ناظر3 ظاهر ميشود.
  • برخي ويژه گي ها:
 يکي از مهمترين ويژگي هاي اين سامانه مشارکت ارزيابان از هر نقطه از کشور است. با اين توضيح که نگراني هاي مربوط به يکدست نبودن ارزيابي ها از طريق نظارت متمرکز کاربر ناظر 1و2و3 به حداقل مي رسد. همچنين با توجه به اينکه حجم قابل توجهي از آثار شرکت کننده در فراخوان و همايش ها در مرحله اجمالي متوقف مي شوند، الکترونيکي بودن بودن روند فراخوان تا اين مرحله موجب کاهش قابل توجهي در هزينه ها مي گردد. مضاف بر اينکه ايستگاه هاي نظارتي و کنترل هاي مختلف سامانه بر ارزيابي ها،  که بر اساس محاسبات دقيق آماري پايه ريزي شده، دقت ارزيابي ها را تا حد قابل توجهي افزايش مي دهد. تمام اين محاسن در کنار امکان گزارش گيري متنوع و دقيق از هر بخش و در هر محدوده و خروجي هاي اکسل گزارش ها اين سامانه را در نوع خود کم نظير مي نمايد.
 معاونت پژوهش بهار 1391