تعريف گزارش‌نويسي:
در واقع گزارش‌نويسی، فنی است كه با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه‌بندی كرد و نظم بخشيد كه هدف مورد نظر را در كوتاه‌ترين زمان و با ساده‌ترين كلام به دست آورد.
مراحل چهارگانه گزارش‌نويسی
به منظور اجتناب از نارسايی گزارش، و انتقال صحيح افكار و اطلاعات به خواننده، در تهيه و تدوين هر گونه گزارشي بايد چهار مرحله زير را رعايت كرد:
1- مرحله تهيه و تدارك
2- مرحله طرح ربط منطقی مطالب
3- مرحله نگارش
4- مرحله تجديدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهيه و تدارك:
قبل از آن كه نوشتن را آغاز كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقايق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در انديشه خود سازمان دهيم، هدف را بيابيم و بدانيم كه خوانندة گزارش ما كيست و چه اطلاعاتي از موضوع دارد كه در فهم مقصود، او را ياري مي‌كند و چه اطلاعاتي بايد به او داد تا در نتيجه‌گيری نهايي سودمند باشد.
2- مرحله طرح ربط منطقی مطالب (ترتيب)
موفقيت هر گزارشي بستگي به نحوة طرح‌ريزي آن دارد، بنابراين طرحِ هر گزارش، بايد پاسخگوي نيازهاي زير باشد.
1- كليه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
2- نظم منطقي مطالب را بر اساس رعايت تقدم و تأخر و طبقه‌بندي صحيح به دست دهد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهيم اصلي گزارش را به آساني و روشني دريابد.
4- براي هر كسي –حتي اگر با جزئيات فني و علمي آن آشنايي كامل نداشته باشد –در مراجعات بعدي قابل قبول بوده، دچار سوء تعبير نشود.
3- مرحله نگارش
خوب انديشيدن و تمركز داشتن، ماية نگارش؛ و نگارش خوب به سرمايه‌هاي علمي، مطالعه، آگاهي، احاطه به موضوع، دقت و تمرين و ممارست نياز دارد، و گزارش، اثربخش نخواهد بود مگر آنكه علاوه بر شيوايي سخن، به نكات اساسي برشمرده زير توجه نمايد:
1- فكر كردن قبل از نوشتن.
2- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقي.
3- در نظر گرفتن خواننده.
4- آگاهي به نكات دستوري و جمله‌بندي در حد لزوم.
5- ترجيح ساده‌نويسي به پيچيده‌نويسي.
6- پرهيز از به كار بردن لغات و تركيبات دور از ذهن.
7- به كار بردن لغات، اصطلاحات يا عباراتي كه معاني قطعي و مشخص دارند.
8- بيان حقايق، بي آن كه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم.
9- دانستن فن گزارش‌نويسي.
فكر نويسنده (گزارشگر) قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه دربارة آن بايد گزارش تهيه كند.
نوشتة شما؛ چه يك گزارش ساده باشد چه گزارش پيچيده، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشيد و قبل از آغاز كار بايد ديد نوشتة شما براي رساندن كداميك از هدفهاي زير است:
- برانگيختن علاقة خواننده.
- اثر گذاشتن روي حالاتِ روحي او.
- دادن پاره‌اي اطلاعات.
- حلّ و فصل يك مسألة پيچيده و يا ساده.
- اعلام نتيجة يك مأموريت فردي يا گروهي.
- اعلام نتيجة رویداد علمي، اقتصادي، اجتماعي و ...
- ارزيابي به وسيلة خواننده، صدور حكم نهايي توسط او.
وظيفة مقدمه گزارش
آن است كه خواننده را –بدون آنكه دچار سردرگمي شود –در جريان فكر و هدف نويسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پيام نويسنده را به روشني دريافت كند.
هر مقدمه داراي سه وظيفة اصلي است:
1- روشن ساختن موضوع گزارش براي خواننده.
2- مشخص نمودن هدف نويسنده از نوشتن گزارش.
3- به دست دادن طرح و نقشة ارائة مطلب.
4- مرحلة تجديدنظر و اصلاح گزارش
تجديد نظرِ نوشته، قدم بزرگي در راه روشن نويسي محسوب مي‌شود. در اين مرحله است كه شخص آنچه را كه مي‌خواسته بگويد، مي‌بيند؛ نه آنچه را كه نوشته است.
كافي است در تجديد نظر، خود را به جاي خواننده قرار دهيم و از دريچه چشم او به موضوع بنگريم.
براي اطمينان بيشتر بهتر است سؤالات زير را با توجه به ادراكي كه از نوشته نموده اید از خود بپرسید؟
- آيا مفهوم نوشته روشن است؟
- آيا نظم و ترتيب كلي نوشته درست است؟
- آيا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
- آيا كلمات خوب انتخاب شده؟
- آيا نكات مهم مورد تأكيد قرار گرفته است؟
- آيا جمله‌بندي صحيح است؟
- آيا فكر به آساني از يك مطلب به مطلب ديگر منتقل شده است؟
- آيا اجزاي اصلي و فرعي، درست و منطقي انتخاب شده است؟
- آيا مثالها و نمونه‌ها كافي است؟
- آيا پاراگرافها با هم همبستگي لازم را دارند؟
- اگر به زيرنويس يا ضمائم گزارش اشاره شده، آيا زيرنويس يا ضمائم روشن، گويا و قابل فهم است؟
- آيا هدفِ گزارش به خوبي درك مي‌شود؟
آراستن گزارش
ابزار نگارش مثل دايره‌ها يا مربع‌هاي توپر، خط كشيدن زير نوشته‌ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان‌بندي مي‌تواند به تمركز و توجه خواننده كمك كند. زيرا:
· نكات اصلي را تقويت مي‌كنند.
· بر شكل‌گيري منطقي بحث تأكيد مي‌نمايد.
· بخشهاي طولاني را تفكيك مي‌كنند و نمايش يك صفحه را بهبود مي‌بخشند.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان يك ابزار بصريِ نگارش، مي‌تواند به طور مؤثر در يك سري و مجموعه‌اي از عوامل استفاده شود.
عنوان‌بندي معقول و مناسب نوشته‌ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان مي‌دهد.چون اغلب خواننده ها فقط عناوين را مي‌خوانند، يك نويسنده خردمند از آنها براي ساخت نكات اصلي گزارش خود استفاده مي‌كند.
تعريف بند يا پاراگراف و نحوة استفاده از آن
هر نوشته به بند يا بندهايي (بخش‌هايي) تقسيم مي‌شود. هر يك از اين بندها (بخشها) جمله يا مجموعة جمله‌هايي است كه بين آنها ارتباط و همبستگي لفظي و معنايي بيشتري وجود دارد و روي هم مطلب يا مفهوم كامل و مستقلي را مي‌سازد. به هر يك از آن بخشها در يك گفتار، بند يا پاراگراف گويند.
در هر بند تنها مي‌توان يك «ايده» را گنجانيد. آغاز هر بند به نسبت ساير سطرها بايد يك سانت تو رفتگي داشته باشد و اين خود موجب برجسته شدن هر بند و پيدا كردن شروع نوشته هر پاراگراف مي‌شود.
تمام بندهاي يك نوشته كامل زير عنوان اصلي آن كه در وسط صفحه و معمولاً در بالاي آن با خطي درشت‌تر از متن نوشته شده است، قرار مي‌گيرد. گاهي نوشته، عنوانهاي فرعي نيز دارد كه در كنار يا وسط صفحه مي‌آيد. هر چه بندهاي يك نوشته زيادتر باشند، تنوع بيشتر؛ خستگي كمتر؛ و بهره‌گيري زيادتر مي‌شود.
اگر اجزاي فرعي هر پاراگراف زير هم قرار گيرد خواننده، بهتر مي‌تواند مسير فكر نويسنده را دنبال كند و پيام او را، روشنتر و سريعتر دريافت كند.
ارزش هر نوشته در اين است كه با يك نگاه بتوان عنوانهاي اصلي و فرعي آن را بازشناخت و فكر نويسنده را بدون هيچ ابهامي تا پايان دنبال كرد.
فوايد استفاده از بند يا پاراگراف
1- شكستن يكنواختي.
2- كمك به درك تقسيم‌بندي موضوع.
3- مشخص ساختن جزئي از كل موضوع.
4- گذاشتن فاصله سفيد براي بهتر ديدن.
5- جلب توجه خواننده به تغيير موضوع يا موضوعات فرعي.
6- آساني مراجعه به هر مطلب.
استفاده از عناوين در گزارش‌ها
روش ديگري كه امروز معمول و مراجعه به قسمتهاي مختلف گزارش را براي خواننده بسيار آسان ساخته است، استفاده از عناويني است كه بخشهاي مختلف گزارش را از يكديگر متمايز مي‌سازد.
اين عناوين براي خواننده در حكم نقشة راه محسوب مي‌شود و طبعاً زماني سودمند تواند بود كه نويسنده همة راهنمايي‌هاي مربوط به گزارش را رعايت كرده باشد. در آن صورت است كه استفاده از عناوين، راهگشاي خواننده براي دريافت سريعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پيغام خواهد بود.
معمولاً مطالب اصلي هر نوشته، زير يك عنوان اصلي قرار مي‌گيرد و ساير مطالب را بر حسب اهميّت و ربط منطقي مي‌توان در زير عنوانهاي فرعي آورد.
ترجيح داشتن ساده‌نويسي بر پيچيده‌نويسي
چنانچه گفتيم گاهي در نوشتن، ثانيه‌ها اهميّت پيدا مي‌كند، در اين صورت نوشته هر چه كوتاهتر باشد –چنانچه رسا باشد –بهتر است. هر كلمه‌اي وقتي درست است كه بيشتر افراد به ويژه اهل لغت و ادب آن را درست بدانند و به كار برند.
بعضي از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها:
ناآشنا= آشنا الحاق= پيوستن الحاقيه =ضميمه بالعيان= آشكارا اسقاط =افتادگی
محرران =نويسندگان مصاف= جنگ سحاب= ابر مساعي= كوشش‌ها حشمت= بزرگی
منظور از تنظيم هر نوع گزارش، رساندن پيام و بيان كردن حقايق و واقعيات است. در اين رهگذر هر نوع مبالغه يا بيش و كم، خواننده را از هدف نويسنده دور مي‌كند و پايه‌هاي اعتماد ميان نويسنده و خواننده را سست مي‌سازد.
گزارشي كه از آغاز تا پايان به روشني و سادگي تنظيم شده باشد، عملاً بهترين تأثير را در خواننده مي‌گذارد.
بديهي است تلاش نويسندة گزارش در نحوة تركيب كلمات، انتخاب واژه‌ها، رعايت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانه‌گذاري و ساير راهنماهاي نگارش، وظيفه‌اي اجتناب‌ناپذير است، ولی برانگيختن احساسات –اگر مغاير با واقعيت باشد –تمام تلاش نويسنده را خنثي و اجرش را ضايع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را –كه در نتيجة گذشت زمان حاصل آمده است –از ميان خواهد برد.
نوشتن به صورت صحبت كردن نيمه رسمی
زبان فارسي از جمله زبانهايي است كه شكل گفتاري آن با شكل نوشتاريش تفاوت دارد. زبان گفتاري در هر شهر، بلكه در هر روستا فرق مي‌كند، حال آنكه زبان نوشتاري در همه جا يكسان است. اگر در نگارش روي زبان گفتاري نيمه رسمي تكيه مي‌شود. مقصود آوردن زبان گفتاري نيست، بلكه هدف رعايت سادگي زبان گفتاري در زبان نوشتاري است.
بديهي است هرگز در نوشتة خود نمي‌آوريم: «نظرم اينه» بلكه مي‌نويسيم: «نظرم اين است.»
در زير نمونه‌هايي از جملات خيلي رسمي به نيمه رسمي تبديل شده، به طوری كه به شيوايی زبان هم لطمه‌اي وارد نشده است.
مثال: محترماً نظر عالي را به اين نكته معطوف مي‌دارم. = محترماً نظر شما را به اين نكته جلب مي‌كنم.
نشانه‌گذاری و اهميّت آن در نگارش
نوشتن كه عبارتست از «نمايش دادن كلام بوسيله حروف و تركيبات گوناگون آن» با استفاده از نشانه‌هاي نگارش، روح و رواني خاص پيدا مي‌كند.
بعضي از نشانه‌ها كه كاربرد بيشتري در گزارش‌نويسي دارد به شرح زير است:
نقطه (.)
نقطه، نشانه‌ي قطع رشتة صوت و ختم كلام است، و توقّف كامل را مي‌رساند و پايان يك جمله را اعلام مي‌دارد؛
مثل: «استاد روز گذشته به دانشگاه آمد».
نقطه بعد از حروفي كه نشانه اختصاری نامهاست نيز بكار مي‌رود، مثل آي.بي.ام.
نشانه فاصله يا ويرگول (،) يا سركج:
در طول رشته كلام هر جا كه معني مطالب، مكث و درنگ كوتاهي را اقتضاء كند ويرگول مي‌گذاريم، مثال: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زياد، براي اين مورد انتخاب می‌شد.
نقطه با ويرگول يا سركج با نقطه (؛)
اين علامت، نشانه درنگي بلندتر از ويرگول و كوتاهتر از نقطه است و معمولاً در موقعي كه جمله تمام شده ولي مطلب ادامه دارد استفاده مي‌شود.
مثال: «عبيد زاكاني دانشمند وارسته‌اي بود؛ ولي چون روح حاكم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخي و مزاح مي‌گفت.»
دو نقطه بيانی (:)
دو نقطه نشانة شرح است، و هنگام توضيح بيشتر مطالب بكار مي‌رود. دو نقطه نشانه مكثي بلندتر از نقطه مي‌باشد.
مثال: ساعات حركت هواپيماي جمهوري اسلامي از تهران به مشهد: تمام ايام هفته؛ ساعت 30/18
سه نقطه يا نشانة تعليق (...)
سه نقطه به هنگام حذف يك كلمه استفاده مي‌شود.
مثال: فقر فرهنگي در اجتماع موجب بروز فساد و ... مي‌شود.
تيرة بلند (-)
تيره بلند نشانه تفكيك است براي قطع مطلب و قيد جمله معترضه.
مانند: كوهستان –مناظر زيباي آن –كه با شكوه و دل‌انگيز است –مرا از درد اعصاب آسوده كرد.
دو كمان يا گريزنما ( )
اين علامت براي توضيح اضافي يا ذكر جمله‌اي كه از بحث خارج است و نيز براي جدا كردن بعضي از كلمات يا جملات بكار مي‌رود.
مانند: علم منطق انسان را به درست فكر كردن وا مي‌دارد. اغلب دانشمندان منطقي فكر مي‌كنند و منطقي صحبت مي‌كنند (متاسفانه همكار من به هيچ وجه از منطق اطلاعي ندارد) كه اين خود نشانة شخصيت و كمال آنها است.
گيومه / نشانة نقل قول « »
همانطور كه از اسمش پيداست نشانة نقل قول است و در آغاز و پايان سخني كه مستقيماً از شخص يا منبعي نقل مي‌شود، قرار مي‌گيرد
مانند: حضرت امام جواد(ع) مي‌فرمايند: «بهترين مردم كسي است كه از وجودش نفعي به بندگان خدا برسد.»
طبقه‌بندی گزارش‌ها
الف) گزارش‌های رسمی كوتاه
گزارش رسمي كوتاه به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهيه مي‌شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداري و روزمرّه است.
در مورد اين نوع گزارش‌ها توجه به نكات زير ضروري است:
1- انتخاب عنوان (موضوع) به نحوي كه گويای محتوای متن باشد.
2- آوردن مقدمه‌ای متناسب با متن (حداقل دو سطر) براي بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده.
3- استفاده از پاراگراف يا عناوين اصلی و فرعی به منظور طبقه‌بندی گزارش.
4- آوردن پيشنهاد يا نتيجه در پايان
5- ارائه يك درخواست و راه‌حل.
ب) گزارش‌های رسمی بلند
گزارش رسمي بلند به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً بيش از سه صفحه بوده و در بعضي از موارد تا دهها صفحه ادامه مي‌يابد. اين نوع گزارش‌ها بيشتر به موضوعاتي علمي، پژوهشي، فرهنگي، اجتماعي، فني و موارد مشابه مربوط مي‌شود كه اغلب از نظر زمان تهيه نيز طولاني است و در بعضي از موارد تهيه‌كنندگان آن بيش از يك نفر و گاهي يك گروه مي‌باشند.
مزايای گزارش‌های كتبي:
- امكان استفاده از وقت و زمان به اندازه كافي.
- امكان استفاده عمومي از گزارش‌ها از طريق تكثير و انتشار آنها.
- امكان ضبط و بايگاني براي سالهای بعد.
- مستند ساختن آن با اسناد، مدارك، آمار، تابلو رنگي و تصاوير و ساير امكانات.
- گويا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازك، سياه، خطوط رنگي و ساير تزئينات چاپي.
- امكان فصل‌بندي و طبقه‌بندي (مي‌توان تهيه و تنظيم بخشها يا فصولي از گزارش را بر عهده افراد كاردان گذاشت.)
- فراهم آمدن اعتماد و اطمينان بيشتر.
- استفاده از آن براي معرفي و تبليغ در موارد لازم.
تنظیم: ترانه میلادی
